Déléguer : Les six clés du succès

Quand on se lance en entreprise, on a une raison. Des fois, c’est l’écœurantite du 9 à 5 ou l’impossibilité de trouver l’emploi parfait. Toujours, c’est pour répondre à un besoin qu’on sent dans notre communauté. Le pourquoi de l’entreprise, c’est offrir une solution. Par contre, ça n’est jamais bien long que les autres tâches nous rattrapent.

Et tant mieux si vous manquez de temps, ça veut dire que vous êtes utile et que votre entreprise rempli bien sa raison d’être! Ceci dit, qui dit croissance dit équipe, pas le choix.

Que vous choisissiez d’embaucher ou de sous-traiter, vous devrez déléguer.

Voici quelques pistes pour mettre toutes les chances de votre côté pour tirer le meilleur de votre partenariat.

Choisir les bonnes tâches à déléguer

C’est un défi très répandu, particulièrement pour ceux qui sont habitué de performer seul. Vous pourriez par exemple donner à un autre :

• ce pour quoi vous n’êtes pas formé;

• ce dans quoi vous ne performez pas à votre meilleur;

• les tâches qui vous prennent significativement du temps mais qui ne cadrent pas dans vos principales fonctions;

• ce que vous n’aimez pas faire;

• ce que vous souhaitez que vos collaborateurs apprennent;

• les activités non-stratégiques;

• le travail de préparation ou de conclusion pour un dossier;

• les tâches récurrentes ou répétitives.

Si vous avez besoin d’exemples encore plus concrets, je vous invite à faire le tour de la liste que j’ai préparée dans l’article Choisir ses combats : Liste de tâches à déléguer.

Une fois les tâches bien choisies, il vous faut…

Donner des instructions claires

La communication est un point vital de la délégation efficace.

Lorsque vous confiez une tâche à quelqu’un, assurez-vous de lui transmettre clairement :

• Les résultats attendus et les livrables;

• Le délai;

• Le maximum de ressources qui peut être utilisé (monétaire ou autre);

• Les outils à sa disposition;

• La personne à qui se référer en cas de question.

Il sera impossible pour l’autre personne d’atteindre les résultats que vous attendiez si les instructions ne sont pas claires. Par contre, vous devez faire attention de…

Différencier déléguer et former

Pour être bien claire, la formation vise l’amélioration des connaissances et compétences de vos collaborateurs alors que la délégation vise plutôt la réduction de votre liste de tâches. Si vous passez plus de temps avec la personne que vous en passiez sur la tâche, vous êtes en train de former. Au début, il est normal que votre nouveau partenaire ait des questions et ait besoin de plus de validation, mais il y en aura de moins en moins.

Lorsque vous choisissez de déléguer, il est important d’éviter de surveiller de trop près. Les choses seront peut-être faites différemment, mais si vous obtenez le même résultat en sauvant du temps, vous êtes gagnant!

La meilleure chose à faire, c’est de faire confiance à votre collaborateur. Ce qui mène au prochain point…

Choisir la bonne personne

C’est certain que si la personne en place n’est pas en mesure de faire le travail, vous n’obtiendrez pas le résultat espéré. Au-delà de choisir une ressource qui a les connaissances et les compétences nécessaires, validez qu’elle a le temps et les ressources pour bien accomplir les tâches en question.

En prenant bien soin de choisir quelle tâche est à réaliser par qui et quand, vous augmentez les possibilités de réussite. Assurez-vous de bien connaitre les forces de vos collaborateurs et, si ça s’applique, de les partager aux autres membres de votre équipe pour créer une synergie naturelle. Une fois la bonne personne choisie, vous ne devez surtout pas oublier…

Encadrer votre collaborateur

Même si vous faites une confiance aveugle à la personne en poste, il est primordial d’éviter de la laisser sans aucune surveillance. Quelques contrôles par-ci, par-là peuvent vraiment sauver la mise dans le cas où une erreur se serait glissée dans le processus.

Validez le travail fait avec des mises à jour régulières et restez disponible pour les questions et validations, c’est la clé!

Même en suivant tous ces conseils…

N’attendez pas la perfection

Surtout dans les tous débuts d’une collaboration! Apprendre à travailler avec vous, selon vos standards prends du temps, soyez patient. En indiquant les erreurs à corriger à votre ressource plutôt que de le faire vous-même l’aidera à s’améliorer pour les prochaines fois.

De plus, l’obsession avec la perfection mène souvent à de l’insatisfaction. Ne perdez pas de vu l’objectif final, tant que vous êtes sur la bonne voie, tentez de recentrer votre attention et vos efforts sur le progrès.

Une équipe performante sera toujours infiniment mieux qu’une personne performante!