Gestion de courriels : Inbox zero vs inbox infinity
Pour la vaste majorité des gens, la gestion de courriel, c’est lourd.
Bien qu’on apprécie ne plus avoir à recourir au courrier traditionnel de manière systématique, la boîte de réception peut rapidement devenir une source de frustration. Bien entendu, il existe mille et une façon de gérer ses messages (le déni n’est pas recommandé 😉).
Le inbox zero a gagné en popularité dans les dernières années. Toutefois, la méthode qui vise à n’avoir aucun courriel non-traité n’est pas pour tout le monde. L’objectif est de limiter au maximum l’énergie dépensée en répondant, classant et supprimant rapidement tous les courriels entrants.
Le inbox infinity de son côté est méconnu et parfois jugé. Le principe est, au contraire, de laisser les messages s’empiler mais de s’occuper précieusement de ce qui est important.
Bien qu’il y ait des débats sur laquelle de ces méthodes est la plus efficace, les deux approches ont des avantages et des désavantages.
Inbox zero
La méthode minimaliste est pour vous si :
Votre niveau de succès dépend principalement des relations externes que vous créez;
Avoir plusieurs courriels non-lus vous stresse;
On attend de vous que vous répondiez rapidement.
Pour éviter que cette méthode de gestion de courriel prenne trop de place, voici quelques conseils :
Désabonnez-vous des infolettres. À moins que vous n’en lisiez réellement le contenu et que vous en retiriez réellement quelque chose, désabonnez-vous de tout. Pour le faire rapidement, vous pouvez utiliser un service comme unroll.me.
Prenez le temps d’écrire des courriels clairs et complets. Vous éviterez ainsi le ping-pong de questions/réponses et de mauvaises interprétations.
Supprimez ou classez les messages qui ne nécessitent pas une réponse. L’objectif est de supprimer le plus possible, mais puisqu’il est souvent important de garder des traces, vous pouvez aussi classer vos messages dans le dossier approprié.
Si vous pouvez répondre dès que vous voyez le message, faites-le. Vous éviterez ainsi de devoir y revenir et de répéter votre analyse plus tard, ce qui vous sauvera temps et énergie.
Si vous recevez des dizaines de messages par jour, il est possible que cette méthode consomme beaucoup de temps que vous pourriez prendre pour des activités stratégiques. Si c’est votre cas, peut-être pourriez vous considérer embaucher une adjointe virtuelle ou déléguer cette tâche à l’interne. Un bon adjoint sera en mesure de créer pour vous un système de classement et vous alerter lorsque votre attention est requise. Il sera aussi en mesure de répondre à quelques demandes qui sont urgentes mais non-stratégiques (suivi, organiser une réunion, etc.)
Inbox infinity
La méthode plus chaotique est pour vous si :
Vos communications sont principalement internes;
Vous êtes à l’aise avec le fait d’avoir plusieurs centaines de courriels non-lus;
Vous travaillez dans une équipe qui communique les messages importants par d’autres moyens que le courriel;
Vous pouvez vous permettre de prendre plus de 24 heures pour répondre.
Le danger de cette méthode, c’est, en bon français, d’en échapper. Pour mettre toutes les chances de votre côté vous pouvez essayer de :
Prendre quelques minutes pour instaurer un minimum de classement. Vous pourriez, par exemple, utiliser des libellés pour identifier ce qui est important et/ou urgent ou simplement un dossier pour ce que vous devrez faire et un autre pour ce que vous devez garder mais qui est finalisé.
Utiliser les étoiles (ou les drapeaux, selon le système). Vous pourrez ainsi voir en un coup d’œil ce qui doit être lu, fait ou répondu.
Laisser savoir à vos contacts qu’il se pourrait que la réponse tarde. Ceux qui assument le plus leur délai de réponse vont écrire un message automatique laissant savoir au destinataire de ne pas attendre de réponse immédiate et de les contacter d’une autre façon s’il s’agit d’une urgence. La gestion des attentes évite beaucoup de frustration!
Désabonnez-vous des infolettres que vous ne lisez pas. Vous éviterez ainsi d’avoir encore plus de courriels inutiles.
Communiquez avec vos collaborateurs par un autre moyen. Vous aurez ainsi des conversations efficaces, qui répondent à vos besoins, tout en renforçant chez vos collègues votre méthode de communication préférée.
Inbox infinity est une excellente méthode pour ceux dont le rendement ne dépend pas des courriels. Ceci dit, il est toujours important de prendre connaissance de vos courriels pour vous assurer de ne rien laisser aller. Encore une fois, un adjoint pourrait vous aider en lisant pour vous les courriels et en vous faisant un compte rendu. Il pourrait répondre pour vous à certains et vous indiquer lesquels nécessitent votre attention.
Vous pourriez aussi, comme moi, choisir un mélange des deux. Personnellement, je tends vers le inbox zero, mais tous ce qui est à faire reste dans ma boite de réception avec les libellés et les étoiles correspondant à un code que je me suis donné.
Au bout du compte, peu importe la méthode que vous utilisiez, l’important est de rester un minimum organisé pour assurer une bonne communication avec votre équipe et un bon service à vos clients. Que les autres vous comprennent ou non, utilisez le système qui fonctionne le mieux pour votre situation.
