Gestion documentaire : Voir par-dessus la montagne

Une des choses qui m’ont impressionnée quand j’ai lancé Cubicule il y a quelques mois, c’est de voir à quel point je me suis mise à accumuler des documents… Pour la comptabilité, pour mes inscriptions par-ci par-là aux gouvernements, pour mon domaine, pour les clients avec toutes les versions de tous les contrats, et la liste s’allonge encore et encore. Je suis une fille très organisée dans mon ouvrage, mais j’ai failli perdre le contrôle. Par chance, je me suis dotée d’un plan dès le départ pour faire baisser mes montagnes. Ceci dit, ce n’est pas pour tout le monde. Si vous vous sentez ensevelis par les papiers et les mille et un documents, cet article vous donnera une bonne orientation pour commencer.

Avant de se lancer dans le triage de ses documents, il y a quelques étapes.

1 — Déterminer de quoi vous aurez besoin pour bien appliquer votre gestion de documents et distribuer les responsabilités.

2 — Définir quels sont les fonctions et les programmes servant votre mission et quels sont les documents s’y rapportant. La perte de ces documents pourrait empêcher ou compliquer le déroulement de vos activités.

3 — Établir un processus de sélections des documents essentiels.

4 — Mettre en place un processus pour la reproduction, la transmission, la conservation et la préservation de ces documents.

Pour vous aider à choisir vos documents essentiels, voici les trois types principaux :

• Respect de ses droits
  On parle, entre autres, de ce qui a trait aux biens et à la propriété intellectuelle, comme des contrats, permis, conventions collectives, dossiers d’employés et plus.

• Obligation à remplir
  Ici, il s’agit de documents sur le personnel, les fournisseurs et les clients ainsi que des gouvernements. Par exemple, fichiers de paie, régime de retraite, comptes à payer, dossiers clients, subventions reçues, etc.

• Poursuite des activités
  Ce seront tous les documents nécessaires aux opérations quotidiennes d’administration, de production, d’entretien et de sécurité. On y verra, les procès-verbaux, l’inventaire, les dossiers de projets, plans de construction, plans d’urgence et autres.

Protection de ces documents

Bien entendu, une fois ces documents identifiés comme étant essentiels, c’est important de les protéger. Parmi les moyens les plus communs, on parle de reproduction et d’entreposage sécuritaire, autant pour le papier que pour le numérique.

Pour la reproduction papier, on pense bien sûr aux photocopies, mais la numérisation est également une option. On pourra par la suite tout ranger ensemble sur deux disques durs entreposés à des endroits différents, un actif au bureau et un dans lequel on fera une copie de sauvegarde de temps à autre, dans un autre bâtiment.

Pour l’entreposage de sécurité, on peut le faire à l’interne ou à l’externe. Dans un cas comme dans l’autre, on priorise ce qui est à l’épreuve du feu, de l’eau et du vol. Il existe des classeurs qui remplissent ces conditions, qu’on peut placer au siège social de l’entreprise ou ailleurs. Les documents numériques peuvent être copiés dans un back up (disque dur externe, réseau, etc.) ou dans un cloud (iCloud, OneDrive, Google Drive, etc.)

Et on fait quoi avec les autres?

Ça dépend du document et de ce que vous voulez en faire. Certaines entreprises conservent tous les articles de journaux dans lesquels elles ont été mentionnées, d’autres non. Certains vont jeter leurs déclarations de revenus de plus de sept ans, d’autres non. Ce qui est primordial, c’est de respecter les délais de conservation légaux. En cliquant ici, vous trouverez un des documents récapitulatifs que j’ai trouvé à ce sujet. Il faut aussi faire bien attention de maintenir la confidentialité de certaines informations, particulièrement sur les personnes, les autres entreprises avec qui vous avez fait affaire et leurs projets.

Pour tout ce que vous souhaitez garder, classez de manière à vous retrouver. Je ne mettrai pas assez l’accent sur le fait que vos collaborateurs aussi doivent comprendre votre tri. Tranche de vie : mon chum classe TOUS ses papiers ensemble, peu importe le type, en ordre chronologique. Il se retrouve sans problème, mais je ne pourrai jamais rien trouver dans ses affaires. Donc si j'ai besoin de quelque chose et qu’il n’est pas joignable, je suis coincée!

Parfois, il est difficile de s’y retrouver, même seul. À Chibougamau, Alexandra Riverin, maître d’œuvre de la brocante Les Trouvailles d’Alex, peut vous aider. Forte de son excellente logique de classement, elle est en mesure de suivre les procédures pour la conservation des documents légaux en toute confidentialité malgré qu’elle ne soit pas archiviste de profession. Gros bonus : elle s’assure que les documents à jeter soient détruits adéquatement en respectant l’environnement!

Un gros défi vous attend, mais armez-vous de patience et d’une personne aussi organisée qu’Alexandra, et vous verrez la lumière au bout du tunnel avant longtemps! Bon succès!