Publipostage : Les envois postaux efficaces
Arrive un moment où on doit envoyer la même lettre à plusieurs personnes. J’ai entendu entre les branches que certains font encore la préparation de la correspondance à la main… Si vous êtes de ceux-là, ne craignez rien, je vais vous accompagner dans un apprentissage qui vous sauvera beaucoup de temps et même de l’argent (tsé, vu que le temps c’est de l’argent !)
Pour faire un publipostage, j’utilise Word et Excel. Dans le document Word, j’écris ma lettre et je fais ma mise en page. Dans Excel, je crée une base de données avec toutes les informations dont je vais avoir besoin. L’objectif du publipostage, c’est de fusionner la base de données avec la lettre pour éviter de les faire une par une.
1 — Préparer la base de données
Des fois, on est chanceux, elle existe déjà. Je vous suggère quand même de la vérifier avant de commencer, puisque sa structure est importante. Si vous souhaitez intégrer d’autres informations personnalisées à votre publipostage, ajoutez-les dans une nouvelle colonne, nous l’utiliserons plus tard. À ce point-ci, c’est une bonne idée de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs dans vos entrées. Voici comment une base de données d’adresses efficace pourrait être construite.
Afin de pouvoir bien l’utiliser, il faudra transformer cette simple liste en tableau. Pour ce faire, sélectionnez la plage de données avec les en-têtes et cliquez sur Mettre sous forme de tableau puis choisissez la mise en forme. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, cochez la case Mon tableau comporte des en-têtes puis Ok.
J’écrirai bientôt un article détaillant l’utilisation des tableaux avec Excel, mais restons-en là pour l’instant.
2 — Préparer le fichier Word
Vous pouvez écrire, faire la mise en page et la correction de votre lettre. Laissez quand même un espace pour intégrer les informations de la base de données comme vous le feriez normalement pour l’adresse. Vous pouvez aussi laisser un blanc pour l’appel et la salutation.
J'ai mis ces information en italique pour illustrer mon propos et pour me permettre de faire une bonne mise en page.
3 — Démarrer la fusion
Avant de commencer, il faut joindre la base de données avec la lettre. Allez dans l’onglet Publipostage et cliquez sur Sélection des destinataires puis sur Utiliser une liste existante. Cherchez votre base de données et sélectionnez la feuille dans laquelle votre liste se trouve.
4 — Insérer les codes de fusion
Placez votre curseur où vous souhaitez ajouter le bloc d’adresse (aussi appelé la vedette) et cliquez sur le bouton Bloc d’adresse. Si vous avez bien nommé les colonnes de votre base de données, Word devrait les reconnaitre automatiquement. Vous verrez un aperçu du résultat à droite, assurez-vous que toutes les informations nécessaires s'y retrouvent avant de poursuivre.
Si vous détectez une erreur parce qu’un champ n’est pas reconnu, cliquez sur Faire correspondre les champs. Vous pourrez faire les modifications dans la fenêtre qui s’ouvrira.
Nous allons maintenant ajouter l’appel et la personnalisation de la salutation. Placez le curseur où vous souhaitez ajouter le champ et cliquez sur Formule d’appel. Sélectionnez les options voulue et cliquez sur Ok.
Encore une fois, vous avez la possibilité de faire correspondre les champs si nécessaire.
5 — Information additionnelle
Si vous souhaitez ajouter une information additionnelle personnalisée dans votre lettre, placez votre curseur au bon endroit, cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion puis choisissez l’information dont vous avez besoin.
6 — Vérification
Cette étape est facultative à la réussite de votre fusion, mais je vous le recommande fortement ! Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats et naviguez d’une page à l’autre avec les flèches à droite. Assurez-vous que la mise en page automatisée vous satisfait.
7 — Fin de la fusion
Le moment tant attendu ! Cliquez sur Terminer et fusionner puis sur Modifier des documents individuels, sélectionnez Tout et Ok. Un nouveau document sera créé avec vos lettres, toutes adressées, une à la suite de l’autre. Vous pouvez maintenant enregistrer ce document. Afin de le retrouver facilement, je vous suggère de le nommer comme votre premier fichier, suivi de fusionné.
8 — Créer des étiquettes
Ce serait irresponsable de ma part de vous présenter comment faire la fusion de lettre sans parler de l’adressage ! Une fois votre fusion de lettre terminée, ouvrez un nouveau document puis, toujours dans Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Étiquettes. Dans la fenêtre qui s’ouvrira, choisissez la taille d’étiquettes que vous utiliserez (elle est généralement inscrite sur la boite), puis Ok. Vous devrez ensuite refaire l’étape 3 dans ce document avant de poursuivre.
Vous pouvez alors ajouter l’adresse complète en cliquant sur Bloc d’adresse. Encore une fois, assurez vous que Word détecte automatiquement vos champs ou corrigez l’attribution avec Faire correspondre les champs. Cliquer ensuite sur Mettre à jour les étiquettes pour faire le remplissage automatique. Voici de quoi votre fichier d’étiquette devrait avoir l’air.
Vous pourrez ensuite faire un aperçu puis terminer la fusion de vos étiquettes comme pour le document de votre lettre.
Bien que cet exemple de fusion démontre la formule des lettres et d’étiquettes, il y a moyen de fusionner plusieurs autres types de documents, incluant entre autres les enveloppes. Vous pourriez aussi utiliser une base de données se trouvant sur Access ou même sur Word.
Vous trouverez les fichiers pour vous pratiquer ci-dessous. Amusez-vous bien!
PS- Si vous tentez d’ouvrir à nouveau votre fichier de base, une fenêtre s’affichera. Si vous avez déplacé votre base de données, il faudra dire Non puisque Word ne sera pas en mesure de le retracer. Cependant, si vous souhaitez faire des modifications, vous pourrez simplement refaire l’étape 3. Si votre base de données n’a pas changé d’endroit, vous pourrez alors répondre Oui.
